Які документи потрібні, щоб оформити довіреність у Польщі для України: чек-лист перед візитом до нотаріуса

Складання доручення за кордоном — це відповідальний крок, який вимагає підготовки кожного папера. Найменша помилка у ПІБ чи відсутність цифри в коді призведуть до відмови в Україні.

Щоб візит пройшов гладко, а готова нотаріальна довіреність у Польщі мала юридичну силу, важливо завчасно зібрати пакет даних за чітким алгоритмом.

Сервіс «Expert Docs» підготував практичний чек-лист документів для нотаріуса, який допоможе підготуватися та заощадити час і кошти.

Паспорт та ідентифікаційні дані довірителя: що потрібно для оформлення довіреності

Перше, з чого починається оформлення довіреності у Польщі — це офіційне встановлення особи заявника (довірителя). Нотаріус повинен переконатися у вашій дієздатності та правильно зафіксувати персональні дані.

Для цього заявник повинен особисто надати оригінали своїх документів:

• Закордонний паспорт. Головний документ за кордоном. Нотаріусу потрібен оригінал для перевірки терміну дії та зчитування даних.
• Внутрішній паспорт (книжечка або ID-картка). Потрібен для чіткого написання прізвища, імені та по батькові українською мовою, а також для внесення даних про місце реєстрації (прописки) в Україні.
• РНОКПП (ідентифікаційний код). Оригінал або чітка копія довідки про присвоєння податкового номера.
• Документ про легальне перебування в Польщі. Карта побиту, PESEL UKR або віза (вимагається польськими нотаріусами для фіксації вашого поточного статусу).

Оподаткування та підтвердження родинних зв’язків

Якщо ви плануєте видавати доручення на розпорядження майном (наприклад, дарування або продаж нерухомості), додайте до пакета документи, що підтверджують родинні зв’язки з довіреною особою (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб). Це дозволить суттєво зменшити розмір консульського збору чи нотаріального мита, а також уникнути зайвого оподаткування в Україні.

Дані представника в Україні

Щоб юрист або польський нотаріус для українців міг скласти текст, знадобляться відомості про особу, яка діятиме від вашого імені. Присутність представника у Польщі не потрібна — достатньо скан-копій його документів.

Правильно зібрані дані представника для довіреності містять:

• Повне ПІБ українською мовою.
• Серію та номер паспорта (або ID-картки).
• Адресу реєстрації в Україні.
• Податковий номер (РНОКПП).

Якісні нотаріальні послуги для українців у Польщі передбачають обов’язкову перевірку цих даних, адже описка робить документ непридатним.

Спеціальні документи залежно від типу довіреності

Перед тим як з’ясовувати, які документи потрібні для довіреності, чітко визначте її цільове призначення. Залежно від того, які саме повноваження ви передаєте, нотаріус вимагатиме додаткові відомості про об’єкт права.

Залежно від ситуації, вам знадобляться:

• Для автотранспорту: свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу (техпаспорт), де вказано VIN-код, марку, модель та державний номер.
• Для нерухомості: витяг з ДРРП, свідоцтво про право власності або договір купівлі-продажу з точним описом адреси та кадастрового номера.
• Для банківських рахунків: назва банку, номер рахунку в форматі IBAN та перелік конкретних операцій.
• Для спадкових справ: свідоцтво про смерть спадкодавця та документи, що підтверджують родинний зв’язок.

Нюанси оформлення спеціальних повноважень

Оформлюючи довіреність для українців у Польщі на продаж нерухомості чи авто, важливо чітко зазначити право представника підписувати договори, отримувати кошти та представляти інтереси в органах ДПС і ДРАЦС. Для майнових угод також часто потрібна письмова згода другого з подружжя.

Переклад, апостиль та розробка тексту

Коли документи для довіреності у Польщі зібрані, виберіть спосіб завірення:

• Консульство України. Працює як український нотаріус у Польщі. Документ видається українською мовою, але вимагає очікування в черзі.
• Польська нотаріальна канцелярія. Швидкий варіант, який вимагає додаткової легалізації.

У другому випадку готуються такі документи для нотаріуса у Польщі:

• Чернетка українською мовою. Проєкт із правильними формулюваннями для України.
• Переклад довіреності у Польщі. Залучення присяжного перекладача.
• Апостиль на довіреність у Польщі. Штамп Apostille в МЗС Польщі (MSZ), але апостиль ми не надаємо.

Це дозволить безперешкодно оформити довіреність у Польщі для України.

Чек-лист перед візитом до нотаріуса

Переконайтеся, що виконали всі пункти з цього переліку:

• Перевірили закордонний паспорт (паспорт для оформлення довіреності має бути чинним).
• Підготували свій ідентифікаційний код (РНОКПП).
• Зібрали точні фото паперів повіреного (паспорт, код, прописка).
• Отримали специфічні дані (VIN-код авто, адреса, IBAN).
• Погодили проєкт документа з українським нотаріусом.
• Забронювали послуги присяжного перекладача.

Ваша впевненість у юридичній чистоті документів

Підготовка документів за чек-листом — це зарука того, що для вас не буде проблемою як оформити довіреність у Польщі. Вона буде складена бездоганно з першого разу. Дотримання вимог українського та польського законодавства гарантує безперешкодне прийняття паперів банківськими установами, державними реєстраторами та нотаріусами в Україні.

Щоб отримати допомогу в підготовці професійного проєкту тексту або замовити комплексний супровід з перекладом та апостилем, перегляньте інформацію вгорі сторінки або зверніться до фахівців на сторінці контактів.

Автор: Оксана Мельник — Старший нотаріус, фахівець з юридичних питань