Нотаріальне завірення та переклад: як правильно підготувати документи для подачі за кордоном

Переїзд, навчання, працевлаштування або відкриття компанії в іншій державі вимагають бездоганно оформленого пакета паперів.

Проте недостатньо просто мати оригінали — потрібно знати, як підготувати документи для подачі за кордоном, щоб їх прийняли іноземні органи влади без зауважень. Неправильно оформлена копія або неточний переклад можуть стати причиною відмови у візі, посвідці на проживання чи укладенні важливої угоди.

Основна процедура нотаріального завірення документів

Будь-яка офіційна процедура починається з підтвердження автентичності. Процедура нотаріального завірення документів зазвичай складається з кількох етапів:

• перевірки особи заявника,
• підтвердження його дієздатності,
• безпосереднього засвідчення підпису або відповідності копії оригіналу.

Якщо ви перебуваєте в іншій країні, наприклад, вам знадобилася довіреність у Польщі, вам доведеться звернутися до місцевого фахівця.

Важливо розуміти, що нотаріус лише підтверджує факт того, що документ підписаний саме вами, або що копія ідентична оригіналу. Він не несе відповідальності за зміст, якщо текст складено не ним. Саме тому перед візитом варто заздалегідь підготувати правильні формулювання, які відповідають вимогам тієї країни, куди ви плануєте подавати папери.

Порядок оформлення документів для подачі за кордоном: крок за кроком

Щоб не витрачати час на повторні візити до установ, варто дотримуватися певної послідовності. Загальний порядок оформлення документів для подачі за кордоном виглядає наступним чином:

• Підготовка оригіналу. Переконайтеся, що на документі є всі необхідні печатки, підписи посадових осіб та чітка дата видачі.
• Засвідчення копій. Якщо ви не хочете віддавати оригінал (наприклад, диплом або свідоцтво про народження), нотаріус робить офіційну копію.
• Легалізація (Апостиль). Більшість країн вимагають підтвердження справжності самого нотаріуса або державної установи, що видала документ.
• Переклад. Переклад має здійснюватися фахівцем, який має відповідну ліцензію або сертифікат.
• Засвідчення перекладу. Кінцевий етап, де підтверджується кваліфікація перекладача.

Нотаріальне завірення з перекладом документів: два підходи

Існує два основних способи як завірити переклад документів для подачі. Перший — це так зване «подвійне завірення», коли нотаріус спочатку засвідчує копію оригіналу, а потім підпис перекладача на перекладеному тексті. Другий спосіб — переклад присяжним перекладачем (tłumacz przysięgły), що є дуже поширеним у європейських країнах.

Коли виконується нотаріальне завірення з перекладом документів, перекладач приходить до нотаріуса або має з ним налагоджену співпрацю. Нотаріус підшиває переклад до копії або оригіналу документа, скріплює їх печаткою та вносить запис до реєстру. Такий документ має повну юридичну силу і визнається державними органами.

Процедура перекладу і завірення документів у Польщі

Для українців, які перебувають у сусідній країні, актуально знати як проходить нотаріальне завірення документів у Польщі?

Польська система дещо відрізняється від української. Тут велику роль відіграють присяжні перекладачі. Якщо ви звертаєтеся до такого фахівця, додаткові послуги нотаріуса для засвідчення самого перекладу зазвичай не потрібні, оскільки присяжний перекладач сам має печатку, статус якої прирівнюється до нотаріального в межах його компетенції.

Проте, якщо мова йде про такі документи, як довіреність на представництво інтересів, то без нотаріуса не обійтися. У цьому разі процедура перекладу і завірення документів у Польщі вимагатиме спочатку візиту до нотаріуса (для оформлення самої довіреності), а потім — до перекладача для адаптації тексту для української сторони.

Фахівці компанії Expert Docs допомагають синхронізувати ці процеси, щоб ви отримали готовий документ в одному місці.

Що потрібно для легалізації документів за кордоном

Легалізація — це процес підтвердження того, що документ, виданий в одній країні, є дійсним в іншій. Найпоширенішим способом є проставлення штампа Апостиль. Розмірковуючи над тим, що потрібно для легалізації документів за кордоном, перш за все дізнайтеся, чи є країна призначення учасницею Гаазької конвенції.

Якщо країна не визнає Апостиль, доведеться проходити складнішу процедуру консульської легалізації. Це передбачає засвідчення паперів у Міністерстві закордонних справ, а потім у консульстві відповідної держави. Це довший шлях, тому планувати його потрібно за кілька тижнів до виїзду.

Як зробити переклад документів правильно: поради професіоналів

Багато хто намагається зекономити, використовуючи онлайн-перекладачі або допомогу знайомих, що знають мову. Однак це найбільша помилка. Щоб зрозуміти, як зробити переклад документів правильно, варто звернути увагу на термінологію. Імена, прізвища, назви міст та установ мають бути перекладені суворо відповідно до закордонного паспорта та офіційних словників.

Якісний переклад має відповідати таким критеріям:

• Повна відповідність структурі оригіналу.
• Відсутність граматичних та фактичних помилок.
• Збереження всіх номерів серій, дат та печаток (вони також мають бути перекладені).
• Наявність заяви перекладача про його професійну компетенцію.

Як уникнути помилок при оформленні документів за кордоном

Найчастіше помилки виникають через поспіх або незнання місцевого законодавства. Компанія Expert Docs часто стикається з випадками, коли клієнти приносять документи з помилками в транслітерації прізвищ. Навіть одна неправильна літера в імені може зробити довіреність на представництво інтересів недійсною в очах банку чи суду.

Ось кілька порад, як уникнути помилок при оформленні документів за кордоном:

• Завжди перевіряйте написання прізвища за закордонним паспортом.
• Заздалегідь уточнюйте в установі, куди подаватимете папери, чи потрібен їм саме присяжний переклад.
• Слідкуйте за термінами дії: деякі довідки (наприклад, про несудимість) дійсні лише від 1 до 6 місяців.
• Звертайтеся тільки до перевірених бюро, що мають досвід роботи з міжнародними стандартами.

На що ще звернути увагу

Підготовка паперів для використання за межами рідної країни — це відповідальний процес, що не терпить аматорства. Пам’ятайте, що порядок оформлення документів для подачі за кордоном може змінюватися залежно від двосторонніх угод між країнами. Завжди краще перестрахуватися і зробити апостиль, навіть якщо вам здається, що він не обов’язковий.